Ett stressat införande av samarbetsverktyg kan framkalla digital stress och flaskhalsar hos en organisation. Förståelse kring varför man väljer att integrera ett nytt verktyg och hur det fungerar motverkar oro och skapar förutsättningar för en lyckad leverans.
Slarv med grundförutsättningarna i IT-leveransen går ut över stabilitet, precis som när det slarvas med kommunikationen kring varför nya verktyg ska användas.
Ofta har digitaliseringen blivit ett självändamål och lyfts fram som den enskilt mest viktiga förutsättningen för att lyckas i stort, men det förklarar inte vilka mål som ska uppnås eller hur detta ska ske.
När medarbetare inte förstår varför och hur verktyg ska användas ökar den digitala stressen. E-post, gruppchattar, projektverktyg, sociala medier, nyhetsflöden och pushnotiser kallar konstant på vår uppmärksamhet. Man kan aldrig riktigt slappna av, vilket blir stressande och leder till en ohälsosam situation. Utbildning och kommunikation är nyckelfaktorer för verksamheter där medarbetarna är nöjda med sin IT.
Stressade införanden
Vi på Dustin märker att många har försökt att införa verktyg utan vare sig en grundlig planering eller tillräcklig teknikmognad. Microsoft Teams och Slack är bra exempel på produkter som möjliggör mycket av den funktionalitet som nu efterfrågas, men ofta ses produkterna som lösningen på allt, utan reflektion kring hur medarbetaren bäst kan ta del och dra nytta av funktionaliteten.
Det handlar alltså inte om dåliga verktyg utan snarare att om stressade införanden där användarnas kunskaper tas för givet. Nöjdhet skapas genom en kunnig IT-organisation och en engagerad linjeverksamhet.
Okunskap behöver bli kunskap
För att undvika flaskhalsar och för att plattformarna ska få en lyckad integration krävs det kunskap kring deras funktioner hos alla medarbetare. Utbildning i samband med leveranstillfället är därför att rekommendera. Även om plattformens kapacitet kanske inte kommer nyttjas till fullo den första tiden, skulle utbildning flacka ut en brant inlärningskurva.
Skapa rätt grundförutsättningar för en samarbetsplattform
En gammal sanning är att IT-organisationen måste klara av sitt driftsuppdrag innan den kan bygga vidare på företagets IT. De grundförutsättningar som skall vara avklarade innan ett införande av samarbetsverktyg är följande:
- Stabil datakommunikation (nätverk, Wi-Fi, med mera).
- IT-arbetsplatsen måste vara stabil, tillförlitlig och upplevas modern.
- Informationsplattformar (”dokument”) måste upplevas som snabba och tillgängliga.
Om inte ovanstående är löst kommer införandet präglas av ett generellt missnöje. Medarbetarna kommer uppleva att verktygen inte fungerar i vardagen, varpå de kommer uppleva digital stress, vilket i sin tur kommer att belasta företagets servicedesk. I förlängningen belastas även andra delar av IT-organisationen.
Den här artikeln är en del av den längre rapporten Resillient IT.
Ladda ned rapport och utvärderingsverktyg:
Ladda ned rapporten via mail:
