När företag väljer att satsa på en ny plattform för innehållshantering, content management, och samarbete bör de lyfta blicken från tekniken och i stället sätta fokus på affärsnyttan och användarna.
– Genom att välja rätt plattform kan företaget optimera affärsnytta och konkurrensfördelar, de anställda kan göra sitt jobb snabbare och effektivare och företaget kan lättare samarbeta internt och med sina kunder och leverantörer. Med den rätta användarvänliga lösningen kan företaget göra stora vinster, snabbt komma igång och inte fastna i långa IT-projekt, säger Jan Hygstedt på Box.
I dag är det mest fördelaktigt att välja en lösning i form av en molntjänst. Företagen behöver då inte investera i egna servrar eller programvaror och med rätt molntjänst kan företagets medarbetare vara igång och använda plattformen inom några dagar. Företaget slipper därmed besvärliga och kostsamma uppgraderingsprojekt i framtiden.
– Med en molntjänst har företaget också bättre kontroll på kostnaderna. Kostnaderna speglar användningen och kunderna betalar bara för det man använder, säger Jan Hygstedt.
Användarna ska kunna arbeta med sitt innehåll och samarbeta oberoende av var de befinner sig eller tidpunkt. De ska kunna nå plattformen från vilken typ av enhet som helst, och det är viktigt att se till att detta är tillgängligt som standard vid val av plattform.
Det ska också vara lätt att integrera plattformen med företagets övriga system, och den ska kunna hantera de flesta filtyper. Box, till exempel, är integrerat med över 1 600 applikationer och stödjer visning av mer än 120 filtyper. Detta gör att företagen kan få ut även mer av tidigare investeringar.
Samtidigt som plattformen ska ha en hög tillgänglighet ska den också ha en hög säkerhetsnivå. Idag jobbar företag med klassificering av information för att leva upp till de högt ställda krav och regler som finns inom deras industri. Den fysiska säkerheten är bättre i en molntjänst än vad företagen har idag internt. Dessutom behöver företagen en hög informationssäkerhet när dokument och information delas internt och externt.
– Idag använder många ett mejlsystem och lägger till informationen som bilagor, det gör att man inte har någon kontroll, säger Jan Hygstedt.
Många företag verkar inom industrier där det ställs höga krav spårbarhet och åtkomstkontroll av dokument.
– Det är viktigt att kunna bestämma vem som har tillgång till vad, och vilka som ska ha möjlighet att redigera innehållet. Detta gör det möjligt att kunna spåra vilka ändringar som personer i till exempel projektgrupper har gjort och vilka de har delat information med. Många lösningar, som till exempel OneDrive, saknar möjlighet till full spårbarhet, säger Jan Hygstedt.
– Möjligheten att kunna lagra data inom EU ska idag vara en självklar möjlighet.
Slutligen är det viktigt att företaget väljer en plattform som är väl etablerad på marknaden och som kommer finnas kvar i framtiden.
