I ett agilt och mobilt arbetsliv där det är svårt att hitta tid ställs nya krav på mångsidighet och smidighet.
Videokonferenslösningar har funnits länge. Men det har traditionellt antingen handlat om stora och dyra konferenssystem i dedikerade rum, eller avsevärt enklare och tämligen begränsade datorbaserade lösningar. Framför allt har de två världarna haft svårt att mötas och dessutom har infrastrukturen varit en både kostsam och tekniskt mycket komplicerad bit att lösa.
Men idag har tekniken och tankesättet bland leverantörerna hunnit ikapp verkligheten, något som renderat ett återuppväckt intresse för videokonferenser.
– Det är under de senaste fyra åren som det tagit fart, eftersom de nya lösningarna gör det möjligt att blanda flera typer av kommunikation. Det är inte nödvändigt att fokusera på en viss typ av hårdvara från en viss leverantör och dessutom finns det idag riktigt bra molntjänster som gör det prismässigt attraktivt att köpa en tjänst för visuell kommunikation, säger Mikael Holm som är Solution Architect på Ricoh.
Ricohs egen videokonferenslösning UCS Advanced erbjuder till exempel möjligheten att ansluta via såväl stora konferenssystem som Polycom eller via enklare klienter som Skype for Business, eller rätt och slätt genom att ringa in. Det går till och med att ansluta direkt via en webbläsare. Att ansluta till mötet är enkelt och görs via en portal där kunden klickar sig fram till det sätt hen vill ansluta på.
Bättre utrustning
Även kvaliteten på videokonferensen har generellt sett fått ett rejält uppsving. Bilden är nu mer högupplöst och stabil och problemen med osynkroniserat ljud, brus och eko hör till en svunnen tid.
Dessutom har många företag börjat inse att det finns både tid och pengar att tjäna på att ordna videokonferenser i stället för att mötas rent fysiskt.
– Det är viktigt att påpeka att en videokonferens inte kan ersätta det fysiska mötet helt och hållet. Men den är ett fantastiskt komplement. Säg att fyra personer som sitter på fyra olika håll i världen ska mötas. Tänk vilken tid det tar bara att hitta ett gemensamt datum och en tid som fungerar för alla, och att boka upp och genomföra resorna som krävs, säger Mikael Holm.
Ricohs videokonferenslösning – som tagits fram i samarbete med Videxio – gör det dessutom möjligt att ansluta via lokala POP:ar (Points Of Presence) i hela världen. Dels borgar den saken för stabilitet, dels innebär det att den som vill ansluta till ett möte via telefon bara behöver ringa ett lokalt nummer, vare sig vederbörande befinner sig i Singapore, New York eller Kalmar.
Kräver inga stora strategiska beslut
Den nya eran för videokonferensen befinner sig ännu i sin linda, men Mikael Holm tror att företeelsen kommer att växa lavinartat inom den närmaste framtiden.
– Det krävs inte längre några stora strategiska beslut. Det går att köra med den hårdvara kunden redan har. Vi blandar och ger när det gäller plattformar och låter det växa med utgångspunkt ifrån det. Vi låter strategin handla om hur kunden vill arbeta, snarare än med vad.
