Covid 19-pandemin har komplicerat avtalshanteringen för många företag. När vi inte längre kan mötas personligen på samma sätt som förut, har e-signering seglat upp som en tänkbar lösning. Men det gäller att ha koll på säkerheten.
Coronavirusets spridning över världen har som bekant ritat om kartan för hur vi arbetar på många sätt. Under året har det varit mycket fokus på förändrade arbetsförhållanden och distansarbete, men det har också påverkat hur företag gör affärer. Nu tvingas allt fler se över sina avtalsprocesser och börja sköta dem på distans. Det har aktualiserat behovet av digitala lösningar som till exempel e-signering.
– Den stora möjligheten med e-signering är ju nu när vi står mitt i en pandemi där vi inte kan ses face to face, och bolag blöder för att de inte kan göra affärer som vanligt. Med e-signering kan man sköta hela processen digitalt och behöver inte vara på plats rent fysiskt. Och är man i processen att anställa folk just nu och behöver anställningsavtal, så kan även det göras, säger Johan Lopes Helgesson.
Han är Senior Solution Consultant på Adobe Systems Nordic, som bland mycket annat tillhandahåller lösningen Adobe Sign, som är en lösning för e-signering.
Det är svårt att veta exakt hur många företag som har verktygen på plats för att kunna börja sköta sin avtalshantering på distans. Men i dag uppskattar Forrester att företag lägger omkring 1,5 timme per dokument på manuell hantering. Och enligt en av Adobes egna undersökningar har deras kunder upplevt vissa svårigheter att få avtal påskrivna under pandemin.
Läs mer här om hur man säkert signerar sina dokument
Säkerhet och juridisk giltighet
Många tvekar dock inför att införa e-signering. En vanlig farhåga gäller säkerheten. Hur vet man att dokumentet inte hamnar i orätta händer? Och hur vet man att dokumentet man skriver på faktiskt kommer från rätt källa? Nyckeln är spårbarheten, menar Johan Lopes Helgesson.
– När man signerar skapas ett flöde som samlas i ett så kallat audit trail, där man kan se vem som har skickat dokumentet, vem som har fått det, IP-adresser, tidpunkt, sådana saker, säger han.
En annan farhåga brukar handla om själva den juridiska giltigheten. Kan ett dokument signerat över nätet verkligen ha samma juridiska tyngd? Ja, eftersom ett avtal som signeras digitalt är juridiskt bindande enligt internationell avtalsrätt, menar Johan Lopes Helgesson.
– Giltigheten ligger inte i hur det signeras, utan i intentionen bakom. Om du skriver under med en kråka och det går att bevisa att det är du som har skrivit under och att du och den du skriver avtal med, var överens – då gäller det. Underskriften behöver alltså inte vara ditt namn specifikt, utan det är själva förfarandet som visar intentionen, att ni har haft avsikt att ingå ett avtal. Och det är alltså spårbarheten i det, som är juridiskt bindande, säger han.
Läs mer här om hur man säkert signerar sina dokument
Olika nivåer av säkerhet
Men det gäller att hålla isär termerna. Elektroniska och digitala signaturer faktiskt är två olika begrepp. Medan elektroniska signaturer är en bred term som avser alla elektroniska processer där man skriver under ett avtal, är en digital signatur en särskild typ av e-signatur.
En e-signaturlösning använder exempelvis mejladress, företags-ID eller telefon-pinkod för att verifiera den signerades identitet, medan digitala signaturer som Bank-ID använder certifikatbaserade digitala ID:n. Adobe Sign stöder båda.
– Det är den som utfärdar avtalet som bestämmer nivån av säkerhet, och vilken variant man använder (e-signatur eller digital signatur) beror på om man måste följa ett regelverk eller inte, säger Johan Lopes Helgesson.
En fallgrop man kan hamna i är att som företag inte vara tillräckligt påläst i ämnet. Det är därför viktigt att se till att den tjänst man väljer passar ens affär, oavsett om du är ett stort eller ett litet bolag, menar Johan Lopes Helgesson.
– Det är viktigt att man läser på och försöker matcha och titta på säkerheten, så att man inte bara stirrar sig blind på en tjänst som är billig. Var inte dumsnål när du ska köpa en e-signeringstjänst.
