Så jobbar du hemifrån: 5 tips

Nu när många arbetar hemifrån, och alla kanske inte är vana vid detta, är det viktigt att stötta de anställda. Tech Data listar sina bästa knep som gjort att de snabbt kommit igång.

En virussjukdom drar fram genom världen och många företag har skickat hem sin personal för att säkerställa deras hälsa och företagets framtida produktionsförmåga. Men för personer som inte är vana att arbeta på distans finns det vissa utmaningar som måste övervinnas för att företaget ska bibehålla produktiviteten.

– Dels är inte alla redo tekniskt. Det krävs exempelvis viss utrustning för att man ska kunna jobba hemifrån under en längre tid. Men framför allt  är det inte säkert att de anställda har kunskap att hantera de verktyg som finns, säger Malin Sederholm, director Software & Cloud på Tech Data.

Hon syftar på verktyg såsom Teams, Zoom, Trello, Asana, Slack och andra tjänster för kommunikation, projektplanering och liknande som krävs för att de anställda ska kunna fortsätta arbeta och uppnå sina mål.

– Vi har valt att sätta upp utbildning i de verktyg vi använder internt. Så vi har ett antal tider per dag nu under första veckan då vi går igenom våra digitala verktyg och utbildar i hur de används. Exempelvis går vi igenom hur chatten, videosamtal, fildelning och annat fungerar i Teams så att alla känner sig trygga i hur de ska använda dem på bästa sätt, säger Malin Sederholm.

Genom att handfast ta tag i utbildningsdelen har de snabbt kunnat komma igång med distansarbetet som ett team.

– Vi har även uppstartsmöte över video varje morgon, och ett extra möte lite senare under dagen. Videobiten är jätteviktig. Dels för kontakten, det blir en annan sak när man ser varandra. Men också för att man tvingar sig själv att bibehålla sin uppmärksamhet, säger Malin.

Ta tillfället i akt att kompetensutveckla

Hon tipsar även om att de som har certifieringsutbildningar att genomföra nu har ett utmärkt tillfälle att ta tag i detta. De flesta utbildningar kan hållas på distans, och det finns gott om videomaterial att tillgå.

LÄS MER: Så fungerar Modern Workplace

Kompetensutveckling är extremt viktigt för företag, men det kan vara svårt att finna tid för det. Men nu när andra arbetsuppgifter kanske går i stå för att man inte befinner sig på kontoret, frigörs det tid som med fördel kan användas till detta.

Ytterligare ett tips är att du sätter upp individuella KPI:er för de anställda så att de har tydliga mål att arbeta mot.

– Vi har exempelvis gått över till digitala kundbesök, och för att kunna monitorera dessa har vi sagt att det ska finnas en satt agenda samt noteringar från mötet och detta ska dokumenteras i vårt CRM system. Vi monitorerar även pipeline och liknande. Det viktigaste just nu är att hålla uppe aktivitetsnivån och att ha kontroll på affärerna, säger Malin Sederholm.

Marknadsteamet är självklart också med i planerandet av aktiviteter och liknande. Man har exempelvis planerat att hålla ett webinar om sociala medier för personalen.

– Webinars är ett bra sätt att hålla igång alla team när fysiska aktiviteter på kontoret utgår.

Arbetsmiljön lika viktig

En bra arbetsmiljö och möjligheten till att vara produktiv handlar inte enbart om att ha de rätta verktygen eller digitala möjligheterna. Det är lika viktigt att ta raster och ha en fast struktur på dagen. Börja gärna arbetsdagen samma tid som du gör på kontoret, och ha dina raster ungefär samma tider. Och, rör på dig. Det är lätt att bli stillasittande hemma, så om du inte har några symptom, ta på dig innan du börjar dagen, eller under en rast, och ta en promenad. Det ger mer energi till resten av dagen.