Från ett läge där cheferna inte kom åt personaluppgifter alls är nu medarbetarens hela livscykel samlad i ett och samma system. För friskolekoncernen Lärande i Sverige har SuccessFactors system HR Master inneburit betydligt fler fördelar än bara en digitaliserad HR-avdelning.

Lärande är en friskolekoncern som startade 2003. Idag har man 17 grund- och gymnasieskolor på 15 orter – från Malmö i söder till Sundsvall i norr.

Linda Larsson, personalchef på Lärande.

– Vi har expanderat kraftigt under de senaste åren och behövde ha ett nytt system för hantering av vår personal. I det gamla systemet blev det mycket dubbelarbete och skickande av rapporter fram och tillbaka, och vi hade svårt med uppföljningen av personalkostnaderna och personalens utveckling, säger Linda Larsson som är personalchef på Lärande.

Efter en förstudie föll valet på HR Master, som utvecklas av SuccessFactors och levereras av CGI. Lärande har också lagt till moduler för utbildning samt för medarbetarsamtal. För att uppfylla kraven på en effektiv lönehantering valde Lärande även att byta sitt befintliga lönesystem till CGI:s system POL.

– Vi var ute efter ett paraply av system som kunde prata med varandra. Det är inte jättemånga som klarar vår kravspec. Framför allt har vi ett komplext sätt att redovisa löner och ett behov att se exempelvis vilka utgifter vi har för en viss gymnasieinriktning över flera skolor i koncernen, säger Linda Larsson.

Läs mer här om vad CGI kan erbjuda inom HR- och lönesystem

Lättare att efterleva GDPR
När HR-avdelningen digitaliseras uppstår många fördelar, även för medarbetarna. I och med införandet av den europeiska dataskyddsförordningen GDPR har en anställd laglig rätt att få redovisat all information om sig själv som finns lagrad i ett företags system, och även raderad när anställningen upphör.

Erika Stål, projektledare på CGI.

– Idag är det vanligt att man som medarbetare inte vet vad arbetsplatsen har sparat för information och för företaget kan det vara svårt att sammanställa eller radera informationen. Det underlättas i ett system som HR Master där all information finns samlad på ett ställe, säger Erika Stål som är projektledare på CGI.

Avsätt tid för införandet
Från start till mål tog det cirka ett år att införa HR Master inklusive extramoduler samt byte av lönesystem. Införandet utgick från fördefinierade modeller och de sista detaljerna justerades i samråd mellan CGI och Lärande.

– För att lyckas med ett så omfattande projekt på en så kort tid var det viktigt att jobba tillsammans som ett team, säger Erika Stål. Att vi haft högt i tak och gemensamt jobbat för att uppnå lösningar har varit nyckeln till framgång. Vi ser detta som en bra grund för vårt långsiktiga partnerskap som nu går in i en ny fas efter att införandeprojektet är avslutat.

Lärandes personalchef Linda Larsson instämmer:
– Det är stora system som rör hela verksamheten och det är viktigt att man lägger tid på det så att det blir rätt från början. Den viktigaste lärdomen är att även avsätta tid för införandet.
– Nu ska vi skörda frukterna av effektiviteten och av möjligheterna som vi får i det nya systemet. Vad det handlar om är att rätt personer ska göra rätt saker och undvika dubbelarbete. Vi har stor potential att växa i systemet och utöka med nya funktioner när vi ser vad vi vill utveckla, säger hon.

Läs mer här om vad CGI kan erbjuda inom HR- och lönesystem