Att utvinna värde från data är centralt för att bibehålla konkurrenskraft på en alltmer digital marknad. För att ta kontroll över informationen i organisationen gäller det även att skapa en helhetssyn och utforma en heltäckande strategi för den data, både strukturerad och ostrukturerad, som flödar i verksamheten.
Ostrukturerad data, exempelvis bilder, dokument, ljud, video, utgör i många företag majoriteten av all information. Att hantera denna information och forma riktlinjer för hur den används och hur datan exempelvis raderas är ett viktigt nästa steg i digitaliseringen.
– Det är avgörande att se till helheten, annars kan man aldrig skapa den effektiva informationshantering som krävs inför framtiden. Kunderna förväntar sig personlig kommunikation, som linjechef jobbar du till exempel ofta horisontellt och arbetar både i affärssystem, HR-system och mycket mer. Då behöver du ha en 360-gradersvy och kontroll över informationsflödet, säger Kenneth Gustavson, försäljningsansvarig Norden på OpenText.
Den nya lagstiftningen kring personuppgifter, GDPR, som träder ikraft under 2018 innebär ett ökat ansvar för alla organisationer att ha ordning och reda på alla uppgifter man har kring sina kunder.
I takt med att allt fler tar nästa steg i digitaliseringen kommer även kraven på företag att öka, både från andra företag, leverantörer och kunder. Att kunna sköta kommunikationen via valfri kanal kommer sannolikt att vara ett krav från kunder, som förväntar sig att företaget har en helhetsbild av dem tillgänglig i varje kontakt.
Måste vara förankrat uppifrån
Genom att strukturera informationen efter hur organisationen arbetar, i olika processer som till exempel försäljning, tillverkning och leverans, skapas effektivare flöden och reducerade kostnader.
– Att ha kontroll över sin affärsinformation på alla sätt kommer att vara den yttersta faktorn för överlevnad. Man bör därför så snabbt som möjligt ersätta de befintliga system som inte lever upp till framtidens krav med en gemensam IT-plattform för att hantera all information.
För att ta ett helhetsgrepp om informationshanteringen i företaget måste processen börja i rätt ände, tror Kenneth Gustavsson.
– En utgångspunkt är att den yttersta ledningen har kommit till insikt och att förändringen är supporterad och förankrad uppifrån. Det är också av yttersta vikt att man inser att helheten är det viktiga och inte alla delar var för sig.
