Snabbväxande företag startas inte alla gånger av studenter i ett garage. Men det finns undantag; som det företag som startades av en pank, 50-årig IT-tekniker och idag är ett företag som revolutionerat arbetslivet för många människor och företag.

I stort sett alla företag och medarbetare har processer för nästan allting, från möteskultur och det dagliga arbetet, till att möjliggöra produkterbjudanden, marknadsföring och allt däremellan. Digitala arbetsflöden, på engelska digital workflows, är en naturlig del av den digitala transformationen som effektiviserar verksamheten samtidigt som den minskar stressen för de anställda.

Dessa digitala arbetsflöden förenklar arbetet för de flesta företag och hjälper organisationen att hålla riktningen för verksamheten. Alla organisationer jobbar med processer, ofta i flera steg, mellan människor och system. Det kan röra sig om förfrågningar, godkännanden, beslut och överföring av information. Digitala arbetsflöden förenklar för organisationen genom att automatisera de här processerna.

– Varje arbetsuppgift du utför under en vanlig dag består av en mängd olika moment. Många är komplexa och kräver eftertanke men andra är sådana man bara gör – som att flytta information från ett ställe till ett annat, eller besvara en rutinförfrågan, säger Frederick Wennmark, Senior Manager Solution Consulting på ServiceNow i Norden.

Frederick Wennmark
Frederick Wennmark

Spara många arbetstimmar

Vart och ett av dessa moment tar kanske inte många sekunder. Men om person gör hundratals sådana moment varje arbetsdag äter det upp personalens tid. Om det även gäller för alla kollegor blir det många timmar som skulle kunnat läggas på bättre saker, anser Frederick Wennmark. Det är här automatiseringen med digitala processer kommer in i bilden.

Det här behovet av effektivisering är bakgrunden till den framgång som 2004 började med att Fred Luddy, ensam och praktiskt taget pank, byggde en digital plattform för automatisering. Det var inte lätt till en början. Luddy pressades av sina investerare att visa på konkreta scenarier för att göra plattformens värde mer tydlig för potentiella kunder.

Luddy bestämde sig då för att bygga ett internetbaserat system för digitala arbetsflöden inom intern IT-support, något han själv lätt kunde relatera till efter tjugo år inom IT-sektorn, och de flaskhalsar och irritationsmoment han själv upplevt.

Den nya inriktningen gjorde att Luddys plattform snabbt blev populär och försäljningen tog ordentlig fart. Redan några år senare blev det uppenbart att plattformen hade potential att förändra mycket mer än endast IT-support inom en verksamhet.

– Många av våra tidiga affärer var kunder som från början köpt IT-plattformen, men när andra delar av verksamheten såg hur bra den fungerade började de fråga om den inte kunde anpassas efter deras egna processer. Och det är det som ligger till grund för dagens ServiceNow, berättar Frederick Wennmark.

Distansarbete och digitala processer

Gradvis utvidgades Luddys plattform till att omfatta alla delar av kundernas företag, till exempel interna HR-processer för de anställda, kundserviceprocesser och så kallad “field service management” för medarbetare som jobbar ute i fält. Den helheten gör att medarbetarna får mer tid för sina egentliga arbetsuppgifter, och företagen kan fokusera mer på sin kärnverksamhet.

När allt fler personer arbetar på distans har många gått mot mer flexibla arbetstider, och enligt Frederick Wennmark har nog de flesta insett hur känsligt det kan vara när något utmanar befintliga processer. Arbetsrytmen har blivit annorlunda med de utmaningar som följer, men det har också skapat nya möjligheter och fördelar för de verksamheter som kan ta tillvara på de nya förutsättningarna.

Frederick Wennmark menar att med rätt processer och verktyg kan en organisation inte bara hantera svårigheterna, utan också hitta en möjlighet till att skapa bättre balans mellan arbetsliv och fritid, och sträva mot att optimera upplevelsen av arbetet för den anställde, självklart utifrån individens behov och önskemål.

– Det vi upplevde under pandemin skapade inte nya behov så mycket som att det satte strålkastarljuset på behov som redan fanns. Det är nu, när vi återgår till en mer normal vardag som verksamheter – och anställda – verkligen kan börja skörda frukterna av det, både genom en mer agil och motståndskraftig digital strategi och genom en mer flexibel och dynamisk arbetsdag, säger Frederick Wennmark.

Smarta digitala agenter

Verktygen kan till exempel vara virtuella agenter som hjälper anställda att dygnet runt få svar på enkla frågor och önskemål, exempelvis ”hur många semesterdagar har jag kvar” eller ”när är det dags att beställa ny laptop”.

Behovet av ökad flexibilitet och automatisering av arbetsprocesser återges i en artikel i Wall Street Journal där 92 procent av beslutsfattare säger att pandemin har fått deras företag att omvärdera hur de jobbar. Samtidigt säger en majoritet av de anställda att deras företag fortfarande inte har ett fullt integrerat system för hur man hanterar digitala arbetsflöden. Det här visar på att det fortfarande finns utmaningar att hantera och stor potential till förbättringar.

– Hybridarbetet kommer att förändra arbetslivet i grunden, och förhoppningsvis göra oss lyckligare som medarbetare och som människor. Digitala processer och arbetsflöden är nyckeln, säger Frederick Wennmark.