Mobila verktyg står i centrum för en effektiv arbetsplats. Men det krävs också att applikationer och företagets processer anpassas, och det måste gå fort.
Arbetsplatsen har blivit viktigare än någonsin. Det handlar inte om bekväma, ergonomiska stolar eller rätt belysning. Inte om gratis kaffe eller den senaste datorn. Det handlar inte alls särskilt mycket om det vi traditionellt menar med arbetsplats.
Det hävdar Mathias Åberg, som är ansvarig för affärsområdet Arbetsplatstjänster på Tieto. Han har många års erfarenhet av att hjälpa företag att inte bara hitta rätt lösningar och verktyg åt medarbetare, utan också anpassa företagets processer.
– En effektiv arbetsplats handlar snarare om att låta medarbetare använda de verktyg och inte minst de arbetssätt som fungerar bäst i varje given situation.
Krävs mer än mobiler och laptops
Det räcker inte att släppa iväg medarbetarna med mobiler, bärbara datorer och surfplattor. Sådana verktyg blir förvisso allt viktigare. Men det krävs mer.
– Man behöver också fundera igenom sina arbetssätt. Hur kan de förändras så att medarbetarna kan dra nytta av nya verktyg? Det kanske är smart att exempelvis rapportera in information direkt efter en besiktning i stället för att först åka till kontoret för att göra det. Men hur behöver en sådan process se ut för att det ska fungera i praktiken?
Mathias Åberg påpekar att mobila enheter idag ofta är kritiska för att medarbetare ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Nästa steg är wearables, som smarta klockor och annat. ”Men nya verktyg får aldrig införas för sin egen skull.” Därför understryker han vikten av att inventera arbetssätt och processer, så att det nya verkligen tillför rätt saker.
En effektiv arbetsplats har inte en bestämd uppsättning verktyg, inte en bestämd katalog av arbetssätt. Varje medarbetare har olika behov och förutsättningar för att göra sitt arbete så effektivt som möjligt.
– Samtidigt finns det många gemensamma aspekter. Vi är vana från våra privatliv att enkelt kunna hämta hem de applikationer vi behöver och förväntar oss att de ska vara lätta att begripa och använda, säger Mathias Åberg.
Rätt verktyg måste fram fort
Han tror inte på idén att exempelvis försöka skapa egna mobilapplikationer som rymmer all funktionalitet. Snarare bör man använda de system som redan finns och istället satsa på integration för att få ut rätt funktioner till användarna.
– Man väljer de bästa systemen och applikationerna för varje miljö och bygger integration mellan dem.
Dessutom måste det gå fort, hävdar han. När ett behov uppstår i verksamheten behöver företaget snabbt kunna ta fram rätt verktyg och arbetsmetoder. Här ser Mathias Åberg att en extern aktör, med bred erfarenhet av den här typen uppdrag, rimligen borde ha bättre förutsättningar att kunna hjälpa till än den egna it-avdelningen.
En bra arbetsplats handlar inte bara om att höja effektiviteten och produktiviteten hos medarbetarna. En annan viktig drivkraft är att öka förmågan att attrahera ny arbetskraft, de så kallade digitala infödingarna. De förväntar sig inget mindre än moderna verktyg som låter dem styra över sitt arbete och över sin tid.
