Transparens och öppenhet är honnörsord i de flesta organisationer. De har blivit så självklart positiva att de flesta använder dem helt utan att reflektera över vad de innebär.
Oftast tas det för givet att de gäller uppifrån och ned, det är chefer och ledning som ska vara öppna och inte sitta och hålla på information, medan transparensen och öppenheten åt alla andra håll glöms bort. Är det verkligen ok med negativ återkoppling från medarbetarna till ledningen, eller fastnar det någonstans på vägen?
Paradoxen har blivit att de flesta organisationer badar i information men lider torka på kritik och negativ återkoppling.
– Om organisationen inte jobbar med den här frågan, och är öppna på riktigt, hittar medarbetarna andra kanaler som Slack eller privata Facebook-grupper. Om folk behöver prata om något men inte ges utrymme att göra det hittar de helt enkelt en annan lösning, Niklas Jägerklou, kundansvarig på Meridium.
– Det här behöver inte vara ett problem om det sker i begränsad omfattning inom exempelvis en avgränsad arbetsgrupp eller ett specifikt projekt, men leder det till att de officiella kanalerna överges och viktig information försvinner i flödet tappar ledningen överblick över informationsförsörjningen. Det skapar skugg-it, en parallell it-miljö som företaget inte har någon kontroll över.
Viktigt med tydliga mål och en bra plattform
Skugg-it kan alltså vara ett symtom av att organisationen i själva verket inte är så transparent och öppen. I regel fångar det här ledningens och it-avdelningens uppmärksamhet när det gått ganska långt och en stor del av medarbetarna använder alternativa it-lösningar för att kommunicera och dela filer.
– Det går att vända den här typen av utveckling, men bäst är naturligtvis att fundera över frågorna och sätta upp tydliga mål redan när organisationen bygger sin kommunikationsplattform. Hur kommunicerar vi med varandra och hur är transparensen? Ett genomtänkt och involverande intranät kan vara bästa medicinen mot skugg-it, säger Malin Göthberg, projektledare och webbstrateg på Meridium.
Lösningen för att minimera, och möjlighet helt bli av med, skugg-it handlar alltså både om att tänka igenom och sätta mål för hur organisationen kommunicerar och att skapa en bra teknisk plattform.
Läs mer: smart intranätspaket med kostnadskontroll
