Genom rätt åtgärder kan företag inte bara säkerställa efterlevnad av GDPR, de kan också använda förordningen för att skapa konkurrensfördelar.
Företagen måste ta ett helhetsgrepp om sin information för att kunna anpassa sig till den nya dataskyddsförordningen GDPR som träder i kraft den 25 maj 2018. Bötesbeloppen för dem som inte följer reglerna kan bli mycket höga.
Det finns fortfarande många företag och organisationer som ännu inte har vidtagit några åtgärder inför GDPR. På stora företag är man i de flesta fall förberedd. Men på många mindre företag är man inte ens medveten om GDPR, och om man är det har man ofta inte förberett sig.
– Men det är inte för sent än. Genom att anpassa sina processer till GDPR kan företagen samtidigt förbättra dem. Därför kan förordningen skapa konkurrensfördelar för företag, säger Simon Ward, Director, Northern Europe Solution Consulting, OpenText.
Det finns tre steg som företag och organisationer kan ta inför GDPR:
Steg 1. Hitta den personliga informationen som finns i företaget och gör en riskbedömning.
– Det är enkelt att hitta den personliga information som finns i deras CRM-system. Men det finns mycket information som är svårare att hitta. Det kan till exempel vara Word-filer, e-post eller andra dokument som finns hos enskilda medarbetare.
Med rätt verktyg går det att identifiera all information med personlig data. Det går också att ta reda på vilka risker som finns i anslutning till informationen.
Steg 2. Spara pengar genom att på bästa sätt hantera, kontrollera och skydda informationen i företaget.
– Genom att skapa en flexibel informationsstruktur med tydliga riktlinjer går det att spara pengar. Man kan stänga gamla system. Man kan sänka kostnader genom att radera det som ska raderas, och spara det som ska sparas.
Steg 3. Spara tid och skapa konkurrensfördelar genom att införa effektivare processer.
– Företagets affärsprocesser ska effektiviseras och automatiseras. När de anställda kan hitta rätt data på nolltid kan företaget spara mycket tid samtidigt som servicen till kunderna kan förbättras.
– Med de tre stegen kan företag klara GDPR-kraven och dessutom använda förordningen för att få konkurrensfördelar. Och glöm inte bort att GDPR innebär en välkommen uppdatering av dataskyddet som är föråldrat sedan många år, säger Simon Ward.
