Skriv ut

Posted in:

Ni kan radera det mesta av er lagrade data

Allt fler ratar lagra-och-glöm-metoden när det gäller arkivering. För att kunna leva upp till såväl affärsmässiga som legala krav vill man använda lösningar som analyserar informationen. De nya arkiven har blivit smarta – och ger affären ett unikt värde.

Du vet det alltför väl. Datamängderna växer exponentiellt och företag får allt svårare att hantera sin information. Hittills har lösningen par preference varit att helt enkelt lägga över så mycket som möjligt i konventionella arkivlösningar. Så ser det förresten fortfarande ut på de flesta håll. Men allt fler företag inser att det inte duger. Det man lägger bort i arkivet blir svårt att komma åt och bidrar inte till affären. Det blir död, i praktiken värdelös data. Som ändå kostar pengar att hantera.

Samtidigt sväller informationsmängden i produktionssystemen, vilket gör dem långsamma och ineffektiva.

70 procent lagras i onödan
Därför vänder sig allt fler mot nya lösningar. Lösningar som inte bara sänker kostnader genom att strukturera data så att sådan som egentligen inte behöver lagras kan raderas. Enligt en undersökning från AIIM (Association for Information and Image Management) utgör det i snitt 70 procent av ett företags information. Men framför allt kan de nya lösningarna skapa ett högst konkret värde till verksamheten. Bland annat genom att lyfta nivån i kundkontakten och ge bättre beslutsunderlag tack vare dataanalys.

På det här sättet vinner företag flera fördelar. Doreen Rothe, ansvarig för Enterprise Content Management på Tieto, ser den här trenden tydligt och pekar på några av dem.

– Det ger möjlighet att avlasta produktionssystem för snabbare svarstider och ger också tillgång till information oavsett format. Du kan exempelvis samla transaktionsdata från affärssystem såväl som dokument och skapa värde ur det genom analyser, säger hon.

Doreen tillägger att flera av Tietos kunder har gamla system som de måste hålla liv i, bara för att bevara den information som finns i dem.

– Nu kan de flytta över informationen till arkivet utan att begränsa tillgängligheten till den, och stänga ner de gamla, kostsamma systemen, förklarar hon.

Universell lagring skapar högre värde
Det faktum att de nya arkivlösningarna hanterar alla typer av information i olika format och skapar en universell datalagring är kanske den enskilt mest avgörande skillnaden mot hur arkiverad data har hanterats tidigare.

Digitaliseringen är en stark drivkraft i utvecklingen. Den nya typen av ett mer aktivt, levande arkiv gagnar inte bara företagens interna system och processer utan ger också möjlighet att skapa nya tjänster mot slutkund.

– Exempelvis kan ett försäkringsbolag erbjuda sina kunder tjänster där de kan se information om sina försäkringar och ärenden långt tillbaka i tiden. Den typen av tjänster kommer att bli allt viktigare i och med den ökande digitaliseringen, säger Doreen.

Hjälper företag att leva upp till EU-krav
En annan viktig aspekt som får allt fler företag att söka sig till den här typen av arkivlösningar är förmågan att leva upp till EU:s dataskyddsförordning för personuppgifter. Till skillnad från i konventionella arkiv får man nu möjlighet att exempelvis hantera data som är relaterad till en specifik kund eller person.

Mängden data som produceras kommer alltid att växa. Uppgiften att hantera den kommer aldrig att försvinna. Utmaningen som blir allt tydligare är att göra det på ett sätt så att lagringen inte bara blir en kostnad, utan ett värde som lyfter affären.

Läs mer om hur du förbättrar din lagringslösning

Relaterade artiklar